„Nie mam czasu” czyli zatrzymaj się i zacznij zarządzać sobą i swoimi zadaniami. cz.2 Gromadzenie zadań.

Poznaj pierwszy z 3 podstawowych filarów dobrej produktywności. Przeczytaj dlaczego to ważny element w poprawie Twojej produktywności oraz jakie elementy mają istotny wpływ na wybranie najlepszego narzędzia dla Ciebie.

Zbieraj wszystkie zadania w jednym miejscu.

Żeby gromadzić wszystkie zadania potrzebne jest zaufane miejsce gromadzenia czyli miejsca gdzie będziesz gromadzić WSZYSTKIE zadania jakie masz do wykonania osobiście lub w zespole.

BARDZO WAŻNE: to musi być TYLKO JEDNO miejsce i musi być w pełni ZAUFANE. Czyli takie miejsce do którego zawsze będziesz mieć pewny i łatwy dostęp i zawsze będziesz je mieć pod ręką.
Wszystkie dotychczasowe sposoby i miejsca gromadzenia swoich notatek, przemyśleń i spraw MUSISZ zastąpić JEDNYM PEWNYM narzędziem które zawsze będziesz miał pod ręką

Po co nam takie miejsce?

Żeby mieć wszystkie zadania zgromadzone w jednym miejscu i tylko w jednym miejscu. Gwarantuje Ci to zachowanie porządku i pewności że jeśli coś jest do zrobienia to jest w tym jednym miejscu a nie w kilku rozproszonych. Takie podejście przekłada się bezpośrednio na oszczędność czasu i poczucie komfortu czy wręcz bezpieczeństwa że nic Ci nie umknie.

Żeby jednak przede wszystkim odciążyć własną głowę, wówczas mamy:

• komfort w postaci świadomości że nie musimy o wszystkim pamiętać
• wolną głowę na rzeczy znacznie ważniejsze niż sprawy …które już wymyśliliśmy i wdrażamy
• narzędzie do gromadzenia myśli i pomysłów na później – czyli znów komfort wolnej głowy

Dlaczego to takie ważne?

Każda dodatkowa rzecz którą trzymamy w głowie powoduje że spada skupienie na rzeczy którą mamy do zrobienia w danym momencie a tym samy robimy ją znacznie dłużej.

Bardzo często w trakcie robienia jednej rzeczy przypominają nam się kolejne, lub wpadnie nam do głowy jakaś nowa myśl lub rozwiązanie. Wówczas albo odrywamy się od jednej żeby zrobić tamte albo staramy się żeby nam nie wyleciały z głowy. Tym samym znów spada nam koncentracja na głównym zadaniu, które mieliśmy wykonać i wydłuża się czas jego realizacji.

Żeby sprawniej planować zadania na przyszłość i nimi koordynować. Lepiej i sprawniej to zrobisz mając pełny obraz na papierze lub w systemie niż w głowie. Tak działa nasz mózg i nie ma sensu z tym walczyć. Bardziej zaawansowane narzędzie będą nam dodatkowo podpowiadać czy niemalże automatycznie organizować i planować nasze zadania.
Żeby zawsze móc szybko wrócić do historii i nie tracić czasu na szukanie konkretnej sprawy bo dotychczas były w różnych miejscach i często nieuporządkowane.
Żeby jeszcze bardziej podnieść swój prestiż wobec podwładnych i bliskich i poprawić swój wizerunek jako człowieka któremu nic nie umknie i niczego nie przegapi.
Żeby dać przykład innym – jeśli chcesz wymagać produktywności i dobrej organizacji od innych sam musisz być wzorem produktywności lub przynajmniej do niego dążyć.

Jak wybrać takie miejsce?

W zależności od ilości zadań oraz poziomu zaawansowania może to być zwykły notatnik, czy też słynne kolorowe karteczki. Możemy również wykorzystać wiele narzędzi „podręcznych” w naszym komputerze, takich jak notatnik, arkusz aż po bardziej zaawansowane czy gotowe rozwiązania dostępne w sieci. Rozwiązań jest naprawdę bardzo dużo, trzeba tylko się dobrze rozejrzeć i zwrócić uwagę na kilka ważnych funkcjonalności.
Osobiście znam przypadek skutecznego (wg użytkownika) zastosowania do tego celu własnej …skrzynki pocztowej ze wsparciem narzędzia umożliwiającego wysyłanie poczty do samego siebie z definicją czasu przyjścia takiego maila w przyszłości. Skoro praca tej osoby w znacznej mierze opiera się na mailach to dlaczego nie? Organizacja zadań sprowadza się do segregowania otrzymywanych maili z konkretnymi zadaniami wg czasu i priorytetów

Myślę jednak że dla większości takie rozwiązanie byłoby dość karkołomne i mało efektywne. Dlatego warto poszukać coś bardziej dopasowanego do swoich potrzeb.. Wiele lat praktyki oraz prób i testów pokazało że musisz pamiętać znów o trzech kluczowych kwestiach przy wyborze metody:

1. Łatwość dodawania zadań

Zadania i pomysły najczęściej pojawiają się nagle lub podczas wykonywania innych zadań więc potrzebujesz narzędzia które umożliwi Ci szybkie zapisanie/dodanie zadania lub myśli i pozwoli na razie o nim zapomnieć i wrócić do bieżącego zadania lub spotkania z pełnym skupieniem na tej konkretnej sprawie.

2. Dostępność narzędzia i kompatybilność

Zapisywanie zadań w różnych formach i w różnych miejscach rujnuje z założenia całą filozofię produktywności więc potrzebujesz narzędzia które zawsze będzie pod ręką i daje komfort szybkiego i łatwego dostępu w każdym miejscu i każdej chwili.

Jeśli Twoim stałym miejscem pracy jest np. biurko to być może wystarczającym narzędziem będzie kartka lub ich zbiór w postaci notatnika (w pewnym sensie jest to absolutnie mobilne narzędzie, ale czy pewne i zaufane?). Może to być też biurko czy też ścianka nad nim gdzie będą lądować kolorowe karteczki z zadaniami (zdecydowanie mniej mobilna wersja).

Jednak w dobie ogólnodostępnej sieci polecam rozwiązania sieciowe czy też chmurowe. Jeśli natomiast prowadzisz mobilny tryb pracy oraz „wielowątkowy” i polegający na częstej interakcji z innymi (np. klientami, podwładnymi, przełożonymi) to zdecydowanie powinieneś pomyśleć o rozwiązaniu on-line.

Jest ich naprawdę wiele i pozostaje tylko kwestia dopasowania do potrzeb i stylu pracy. Wiele z tych rozwiązań posiada możliwości synchronizacji z innymi narzędziami np. z kalendarzem (fundamentalna funkcjonalność), czy z notatnikiem (bardzo przydatna rzecz w kontekście pkt.1) czy też możliwości bezpośredniej komunikacji z innymi uczestnikami projektu.

3. Możliwości zarządzania zadaniami

Wszystkie zadania i pomysły szybko lądują w jednym miejscu, ale czekają na swoją kolej i ewentualnie swojego wykonawcę. Tylko nieliczni mogą sobie pozwolić na komfort by od razu każde zadanie i każdy pomysł zaszeregować i nadać właściwy priorytet lub czas realizacji. Większość robi to w określonych porach dnia więc potrzebujesz do nich wrócić później.

Cała zabawa z produktywnością sprowadza się do odpowiedniego szeregowania oraz zarządzania tymi zadaniami.
W tym celu potrzebujesz narzędzia które umożliwi efektywne uporządkowanie całej listy wg;

– Twojej specyfiki działania,
– Twoich potrzeb
– Twojej własnej, wypracowanej strategii produktywnej realizacji zadań.

O tym które zadania wpisywać, jak planować, organizować i przede wszystkim zarządzać zadaniami przeczytasz w następnej części.
WAŻNE jednak by przed wyborem rozwiązania mieć chociaż zarys tej strategii po to by widzieć czy dane rozwiązanie spełnia nasze wymagania więc proponuję przeczytać kolejną część zanim ostatecznie podejmiesz decyzję o wyborze kompletnego narzędzia lub kompilacji kilku.