Jak budować zaangażowanie zespołów. Na czym opierać budowę zaangażowania w małych i średnich firmach. Które czynniki pomagają a których się wystrzegać. Dlaczego zaangażowanie jest takie ważne również w mniejszych organizacjach.
Zmierzmy się dzisiaj z powszechną opinią, a nawet mitem wśród pracodawców, a mianowicie że ludziom to generalnie się nie chce. Regularnie spotykam się ze stwierdzeniami typu; pracownicy nie angażują się, idą po linii najmniejszego oporu, brakuje im odpowiedzialności i w ogóle chęci do jakichkolwiek inicjatyw a czasem nawet do rzetelnego wypełniania zadań i obowiązków.
Nie mam dostatecznej wiedzy statystycznej czy faktycznie tak jest w większości firm. Skoro jednak problem tak często się pojawia, to warto się nad nim pochylić i spróbować poszukać czynników, które mogę ten stan np. w Twojej firmie zmienić.
Wydaje się, że naturalnym lekarstwem na taki stan rzeczy jest dobra rekrutacja. Czyli przyjmowanie ludzi, którzy wykazują to zaangażowanie i pasują do naszego zespołu. Metoda jak najbardziej skuteczna, ale wymagająca dużej wiedzy i doświadczenia. Można się tego nauczyć lub skorzystać ze wskazówek i sprawdzonych metod specjalistów.
Jednak każdy zespół to żywy organizm, w którym nieustannie zachodzą zmiany i np. jedne relacje się pogłębiają i poprawiają a inne znów odwrotnie. Jest też drugi aspekt czysto ludzki, jak wiadomo każdy człowiek potrzebuje ciągle „paliwa” i motywatorów do działania. Tych czynników może być wiele i mogą być różne dla różnych zespołów, ale kilka fundamentów i czynników czy też kierunków, które zawsze się sprawdzą. Zacznijmy od tych fundamentów.
4 filary budowania zaangażowania zespołów w każdej organizacji.
Najczęściej mówi się o trzech głównych filarach, ale ja wyróżniam jeden dodatkowy, który można podpiąć pod jeden z tych trzech. Jednak z mojego doświadczenia wynika, że jest na tyle istotny że traktuję go jako oddzielny, równie ważny element budowania zaangażowania w zespole.
Świadomość zespołu
Temat rzeka, szczególnie dla psychologów i specjalistów HR, ale w wielkim skrócie chodzi o to, by ludzie wiedzieli dokąd zmierza firma. W jaki sposób dąży do wyznaczonych celów i dlaczego wybraliśmy takie kierunki działania i rozwoju. Brzmi znajomo? No właśnie, każdy pracownik powinien znać strategię firmy, a przynajmniej jej zarys. Nie chodzi o górnolotne hasła, misje itd. Te zostawmy dużym korporacjom i mocno rozwiniętym organizacjom. Chodzi o podstawowy zakres informacji, który daje ludziom obraz; po co tutaj są i dlaczego robią to co robią.
Dodałbym jeszcze, że sposób komunikacji powinien być zaadaptowany do poszczególnych grup czy poziomów zarządzania. Mówimy tutaj o małych i średnich biznesach, gdzie raczej nie mamy rozbudowanej struktury, więc wystarczą najważniejsze informacje. Podane prostym i zrozumiałym językiem z uzasadnieniem dlaczego tak się dzieje.
Dla wielu leaderów wydaje się to tak oczywiste, że każdy to wie lub co gorsza uznają to za mało istotny element, więc kompletnie zapominają o komunikowaniu ludzi o strategii i celach firmy. Tymczasem doświadczenie pokazuje coś zupełnie innego.
Każdy członek zespołu daje z siebie więcej, jeśli ma świadomość do czego przyczynia się jego osoba w ramach swojego zakresu obowiązków i jaki ma to wpływ na firmę. Stąd już tylko krok do kolejnego poziomu zaangażowania pracowników, a mianowicie do innowacji i kreacji.
Ale …nie od razu człowiek poleciał w kosmos a Kraków budowano wiekami. Spróbuj najpierw popracować nad poprawą świadomości małymi krokami. Jak to poprawisz, to symptomy wyższego poziomu zaangażowania same zaczną się pojawiać. Będziesz oczywiście znów potrzebował wiedzy i umiejętności żeby to wykorzystać ale to już temat na inny wpis.
Wspólny cel
Wspomniany przeze mnie na wstępie filar uważany często za element świadomości. Dla mnie jednak na tyle ważny, że traktuję go na równi ze świadomością. Znowu w wielkim skrócie chodzi o taką politykę firmy i działania by wszyscy grali do tej samej bramki.
Przekładając ten wypolerowany do granic możliwości slogan na realia w mniejszych biznesach chodzi o to, by cele i zadania czy też plany np. bonusowe poszczególnych działów i komórek składały się na jeden główny cel firmy i co najistotniejsze nie generowały konfliktów między nimi.
Na pierwszy rzut oka wydaje się, że to dość trudne, bo często są obszary gdzie zawsze będzie sprzeczność interesów, czy rozbieżność priorytetów. Jednak jak dobrze to przemyślisz i spojrzysz z góry to zawsze da się tak poukładać wszystkie cele, by wszyscy wiosłowali równo i w tą samą stronę. Wracamy w tym miejscu na moment do pierwszego filara, czyli świadomości,bo pozostając przy porównaniu z łodzią to kluczowym zadaniem każdego lidera jest pilnowanie kierunku i tempa na tej łodzi.
Warto też wspomnieć, że w mniejszych organizacjach dość często mamy jeszcze do czynienia z wzajemnym uzupełnianiem się działów. Ludzie mogą mieć w swoich obowiązkach zadania związane z innymi obszarami w firmie niż z tymi, które reprezentują. Przykładem mogą być np. osoby pracujące w działach technicznych, gdzie oprócz obsługi technicznej klientów wspierają również handlowców lub utrzymują ruch wybranych systemów lub urządzeń. Trzeba o tych sytuacjach pamiętać podczas uświadamiania całej załogi czy np.podczas budowy siatki bonusowej.
Poczucie odpowiedzialności
Obszar, który w moim przekonaniu jest najbardziej zaniedbywany i mocno niedoceniany. Mówi się potocznie, że ludziom się nie chce i są nieodpowiedzialni. Jednak wszystkie badania i co najważniejsze doświadczenia pokazują coś zupełnie innego. Wspomniane badania, ale również cała masa przykładów dowodzą, że w momencie kiedy człowiek czuje się potrzebny i dostaje działkę z konkretną odpowiedzialnością to jego zaangażowanie i poczucie obowiązku drastycznie rosną.
Przykładów a właściwie dowodów na tą tezę mamy na co dzień bez liku. Wystarczy tylko rozejrzeć się wokół siebie. Pierwszy przykład, chociażby z dzieciństwa. Pamiętacie, kiedy rodzice pierwszy raz powierzyli Wam odpowiedzialność za młodszego rodzeństwo lub odwrotnie? Jak „urośliście” w obliczu samych siebie i jak zmienił się Wasz fokus na wiele rzeczy? Czy inny przykład. Słynny przypadek „zaopiekujcie się moją rybką podczas urlopu”. Zrobicie wszystko by nie zawieźć kolegę, sąsiadkę którzy Wam zaufali. Nieważne że czasem kończy się …szukaniem sklepu zoologicznego na dzień przed powrotem kolegi, ale zrobicie wiele by nie zawieźć osoby, która oddała w Wasze ręce coś ważnego. Nie inaczej jest na poziomie firmy, gwarantuję. Często nawet drobne rzeczy, a od takich powinniśmy zacząć, powodują, że czuje się potrzebny i ważny a to sprawia że zupełnie zmienia mu się postrzeganie na obowiązki i zadania.
Atmosfera
Dobra atmosfera sprawia że ludziom bardziej się chce. Element tak jasny i oczywisty, ale jednak często zaniedbywany. Najczęściej dlatego, że jesteśmy zagonieni i pracujemy pod presją. Warto zadbać o dobrą atmosferę w miejscu, gdzie każdy z nas spędza co najmniej 1/3 dnia. Znów posłużę się wynikami badań, które pokazują że ludzie pracujący w zgranym zespole i w przyjaznym środowisku wykazują się nawet o połowę wyższą efektywnością i kreatywnością niż zespoły gdzie tej atmosfery nie ma lub co gorsza jest zła.
Elementów i czynników mających wpływ na atmosferę w firmie jest mnóstwo i też można poświęcić im osobny wpis lub nawet cały cykl. Generalnie mówimy o całym szeregu działań, praktyk, gestów oraz rzeczy, które razem wzięte budują atmosferę i kulturę organizacji a ta im wyższa tym lepszy poziom zaangażowania i odpowiedzialności.
Nic nie wspominam tutaj o roli liderów lub szefów w budowaniu tych elementów, bo to jest oczywista oczywistość i znów temat na osobny wpis. Wspomnę jedynie że autorytet lidera oraz jego postrzeganie na wspomniane elementy to kluczowe aspekty. Dodałbym jeszcze konsekwencja liderów bo to często najsłabszy punkt w budowie zaangażowania zespołów. Najczęściej brak konsekwencji wynika z braku czasu czy raczej z braku dobrego planu wdrożeń poszczególnych elementów gdzie wszystko kończy się na ogłoszeniu i wstępnym wdrożeniu a zapomina się o regularnych elementach i nawykach.
Poznaj cenne wskazówki, które mogą pomóc w zwiększaniu zaangażowania pracowników w firmie.
Świadomość wszystkich pracowników – spotykaj się i informuj
W małych organizacjach bardzo ważnym czynnikiem budującym zaangażowanie jest świadomość załogi. Jeśli chcesz im postawić cele, to muszą wiedzieć dlaczego mają to robić i czemu to ma służyć. Ludzie muszą widzieć sens w tym co robią.
Najlepsza metoda to szczera i otwarta rozmowa z ludźmi. Pokazanie im elementów składowych biznesplanu firmy oraz ich udziału w nim, a dokładniej ich roli w osiąganiu celów jakie firma wyznaczyła. Nie musisz odkrywać wszystkich kart (konkretnych wartości, lub szczegółów), ale MUSISZ pokazać kluczowe elementy czyli np. firma MUSI wypracować takie wartości, żeby była rentowna. Musi np. utrzymać tylu stałych klientów lub pozyskiwać tylu nowych, żeby mieć stabilny byt.
Warto pokazać też czynniki kosztowe, czyli te elementy, które mają istotny wpływ na koszty firmy. Przy czym nie chodzi o straszenie, ale świadomość oczywiście. Warto pójść krok dalej i pokazać jak ich obowiązki i zakresy działań wpływają na te elementy.
Jeśli firma ma kilka różnych obszarów działalności i jest stosunkowo mała to możesz pokazać całej załodze wszystkie obszary. Nie ma sensu się rozdrabniać, ale bardzo ważne by nie było to na zasadzie, zobaczcie tutaj mamy liderów dochodu a tutaj mamy liderów kosztów.
Trzeba zachować rozsądek i dążyć do równowagi pokazując, że te teoretycznie „słabsze” działy przynoszą inne mniej wymierne korzyści, ale są równie ważne jak liderzy i wnoszą wiele dobrego do całej organizacji. Z drugiej strony jeżeli faktycznie jakiś dział odstaje i nie dostarcza innych wartości nazwijmy je pośrednich (np. dzięki ich usłudze firma ma dobre źródło nowych klientów) to warto wysłać im wyraźny sygnał że tak jest i musimy WSPÓLNIE dążyć do zmiany tej sytuacji. Powinieneś tak to przekazać, by ich zmotywować albo przynajmniej dać do myślenia. Jednak tego typu rozmowy zdecydowanie powinieneś przeprowadzać już w wąskiej grupie zainteresowanych czyli na poziomie konkretnego działu lub komórki.
Jak często organizować spotkania informacyjne z załogą?
W zależności od wielkości firmy i okoliczności (np. zmiany organizacyjne, kluczowe decyzje w firmie itp.), ale wydaje się że raz do roku ogólne spotkanie omawiające status quo firmy to wystarczająca ilość. Przy czym nie polecam, by wykorzystywać do tego celu np. spotkania świąteczne.
Wyznaczaj cele – mierzalne i realne do osiągnięcia.
Wyznacz i przekaż ludziom ambitne ale realne cele. Takie które będą powiązane z celami nadrzędnymi firmy. Warto zaangażować liderów lub wybranych ludzi do wyznaczania tych celów na poziomie działów.
Zwiększy to zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności oraz ograniczy ryzyko wyznaczenia nierealnych lub niezrozumiałych planów, które mogą zabić motywację już na samym starcie.
Cele muszą być proste do mierzenia i posiadać prostą strukturę wyznaczania i monitorowania. Nie może ich być zbyt dużo, nie mogą być zbyt szczegółowe i nie powinny być często zmieniane. PAMIĘTAJ również by Twoje zasoby (system informatyczny, posiadane dane itp) umożliwiały w łatwy i szybki sposób generowanie raportów potrzebnych do mierzenia celów i monitorowania wskaźników.
W małych organizacjach gdzie często zadania się krzyżują a ludzie wzajemnie uzupełniają polecam zachować strukturę:
- cel ogólny (wspólny dla wszystkich działów) – np. wynik globalny firmy lub wskaźnik globalny organizacji
- cel działowy – wyznaczony dla konkretnego działu i zgodny z ich kierunkiem – konkretna wartość lub wskaźnik/współczynnik
- cel rozwojowy – mający na celu promować działania rozwojowe działu/firmy oraz ludzi
Waga poszczególnych elementów zależy od strategii firmy i decyzji strategicznych na najbliższe lata. Na temat wyznaczania celów oraz ich mierzenia, wyznaczania wskaźników efektywności napiszę wkrótce w osobnym wpisie.
Nie bój się zmian i premiuj rozwój.
PAMIĘTAJ, że stagnacja w firmie to tak naprawdę cichy wirus, który może doprowadzić do niebezpiecznych sytuacji w firmie. By nadążać za rynkiem trzeba nieustannie się rozwijać i wdrażać nowe pomysły.
Nie bój się wprowadzać zmian ale informuj i uświadamiaj ludzi po co to robisz i co te zmiany wnoszą do Waszej organizacji. Często brak informacji i uzasadnienia zmian, nie uwzględnianie opinii pracowników, świadome lub nieświadome ukrywanie intencji, powodują zamieszanie, chaos informacyjny i spadek zaangażowania, a nawet spadek zaufania do zarządu firmy.
Premiuj na różne sposoby inicjatywy oddolne oraz stwórz politykę sprzyjającą rozwojowi tzw. talentów w firmie. Stwórz warunki, by ludzie chcieli i mogli się rozwijać. Premiuj aktywność szkoleniową, pomyśl o ścieżce rozwoju w firmie.
PAMIĘTAJ, możliwość rozwoju osobistego to jeden z najważniejszych czynników decydujących o tym że ludzie chcą związać się z firmą na dłużej.
Powierzaj odpowiedzialność pracownikom.
Wdróż proces przekazywania i zwiększania odpowiedzialności. Powoli, ale sukcesywnie oddawaj w ręce pracowników część decyzji, ucząc ich współodpowiedzialności za te decyzje. To żmudny i dość czasochłonny proces, ale uwierz mi poświęcony czas i energia zwrócą się z nawiązką.To też często trudna mentalnie decyzja dla leadera, ale warta zachodu. Korzyści z takiego podejścia będą czerpać obie strony.
Ludzie, którzy mają poczucie odpowiedzialności, bardziej angażują się w powierzone im zadania i dążą do tego, aby nie zawieść pokładanego w nich zaufania. Możliwość wpływu na kształt i przebieg swojej pracy przyczynia się do zwiększania samodzielności i odpowiedzialności pracowników a często również wydajności, ponieważ to oni są najbliżej klienta czy procesu i potrafią dobrze ocenić co i jak usprawnić lub zmienić.
Zwiększaj samodzielność
Powoli przechodź z zarządzania „zadaniowego” na „projektowe” tzn. staraj się mniej wydawać konkretnych poleceń na korzyść małych projektów. Np. zamiast codziennie ustalać kto co ma zmontować, postaw im zadanie że na koniec tygodnia klient odbiera tą konstrukcję w takim a takim stanie i trzeba to doprowadzić do właśnie takiego stanu. Na początku nie zostawiaj ich z tym samych, czyli nie rzucaj ich na głęboką wodę. Monitoruj i służ dobrą radą, ale nie rozwiązuj za nich wszystkich trudności, a jedynie pomagaj najlepiej naprowadzać na właściwe pomysły i decyzje. Ty musisz im zaufać a oni muszą się tego nauczyć.
Poprawianie samodzielności przyczynia się do samorozwoju pracowników, powstawania nowych pomysłów, usprawnień. W praktyce nie rozwiązuj za nich wszystkich problemów i nie podawaj gotowych wszystkich rozwiązań, ale naprowadzaj dobrymi pytania na własne rozwiązywanie problemów. Znowu, na początku musisz poświęcić dużo czasu i atencji, ale odzyskasz to z procentem dzięki temu, że ludzie staną się bardziej samodzielni i bardziej kreatywni.
KONSEKWENCJA
Słowo klucz w drodze do zmian w firmie i rozwoju każdej organizacji. Jeśli wprowadzasz zmiany to KONSEKWENTNIE je wdrażaj. Rozmawiaj z ludźmi, monitoruj skutki i zbieraj opinie na temat wprowadzanych zmian. Nie odpuszczaj i nie zaniedbuj żadnych detali. Cały czas słuchaj ludzi i dyskutuj, bądź otwarty na argumenty innych. Modyfikuj i ulepszaj. Zawsze argumentując i uzasadniając wszystkie zmiany.
Najgorsze co możesz zrobić to ogłosić zmiany i ..CZEKAĆ co się wydarzy albo co gorsza, wychodzić z założenia, że samo się wdroży/zmieni. Dlatego lepiej robić zmiany etapowo i małymi krokami by starczyło Ci czasu na aktywny udział w tych zmianach, bo nie ma innej drogi jak czynny i aktywny udział w życiu zespołu.
Udzielaj konstruktywnych informacji zwrotnych.
Na koniec jeszcze jedna fundamentalna zasada budowania zaangażowania pracowników. Jak najczęściej udzielaj informacji zwrotnych, które są ważne dla pracowników, tak w aspekcie motywacyjnym, jak i rozwojowym. Konstruktywnie udzielona informacja zwrotna jest potrzebna Twoim ludziom i podnosi ich świadomość. Brak udzielania informacji zwrotnych prowadzi do tego, że pracownicy zaczynają „fantazjować” na temat tego, w jaki sposób są postrzegani i źle interpretować otrzymywane sygnały od managerów. Tracą też poczucie sensu zmian, które wyciągnęły ich z błogiego świata i komfortu psychicznego. PYTAJ I ODPOWIEDAJ 😉
Dwie rady praktyczne na koniec
Metoda małych sukcesów
Warto na początek wdrożyć małą ale wyraźną zmianę, która pokaże wszystkim że coś fajnego się dzieje i że daje to wymierne korzyści. Czyli jak ja to nazywam syndrom grzybiarza lub wędkarza. Jeśli zaraz po wejściu do lasu znajdziesz okazałego borowika lub całą grupę to raźniej idziesz dalej, podobnie z rybami. Potem trzeba pracować cyklami i znów co jakiś czas takich borowików dorzucać w postaci bodźców żeby podtrzymywać zaangażowanie przy trudniejszych zmianach.
Znajdź ambasadora
Wiadomo jak większość ludzi podchodzi do zmian czy też nowych ambitnych zadań. Dlatego warto mieć w zespole ambasadora czyli kogoś, kto swoim przekonaniem i zaangażowaniem pociągnie grupę. Jak znaleźć takiego lidera zmian? Wyznaczyć osobę najlepiej z autorytetem w grupie. Przygotować ją wcześniej rozmowami oraz zaproszeniem do udziału w pracach i konsultacjach na etapie przygotowania do tych zmian. Innymi słowy przekonać go i sprawić by czuł się współodpowiedzialny.
REASUMUJĄC
Zaangażowanie w grupie nie bierze się znikąd, ale jest długim i żmudnym procesem, a na sukces składa się wiele czynników. Trzeba pamiętać o wszystkich filarach i żadnego nie lekceważyć. Słowo klucz do sukcesu to z kolei konsekwencja, bez niej żaden dobrze przygotowany plan nie zadziała. Pamiętamy również o komunikacji dwukierunkowej czyli tłumaczymy i wyjaśniamy nasze decyzje, ale także słuchamy i utrzymujemy kontakt z ludźmi. Jednak warto nad tym pracować bo zaangażowany zespół i dobra atmosfera to warunek rozwoju każdej organizacji.