„Nie mam czasu” czyli zatrzymaj się i zacznij zarządzać sobą i swoimi zadaniami. (by zmienić swój wizerunek) cz.1

Czy zastanawiałeś się jaki wpływ na Twój wizerunek ma częste pokazywanie jak bardzo jesteś zarobiony? Dowiedz się jak słaba organizacja Twojego czasu wpływa na Twój wizerunek i jak to zmienić. Poznaj podstawowe zasady dobrej produktywności oraz proste metody poprawy zarządzania sobą oraz zadaniami i projektami.

„Nie mam czasu ….”

Jak często zdarza Wam się używać tego sformułowania lub też innego klasyka „Zarobiony jestem…”? Pewnie regularnie i dość często. To zrozumiałe że w dzisiejszych czasach każdy z nas ugina się pod natłokiem zadań i obowiązków i ciągle odnosimy wrażenie że jesteśmy w tzw. niedoczasie.

Czy jednak zastanawialiście się jak to zdanie wpływa na postrzeganie Waszej osoby przez podwładnych, współpracowników albo co gorsza klientów? O bliskich i rodzinie już nie wspomnę. Każda z tych grup będzie miała inne postrzeganie ale żadne z nich nie będzie pozytywne ani dobrze widziane.

W obecnych czasach stan poważnego „zarobienia” i bycie nieustannie zajętym jest mocno passe i nie jest postrzegane jako cecha aktywnego menedżera, pracownika ale jako brak dobrej organizacji oraz wysoki poziom przytłoczenia (nie radzenia sobie z zadaniami).

Co zatem zrobić by być bardziej produktywnym?

Co zrobić by być postrzeganym jako ten który doskonale sobie radzi, ma wszystko zawsze pod kontrolą i zawsze znajdzie dla nas chwilę czasu?

3 podstawowe zasady dobrej organizacji

W zasadzie wystarczy wdrożyć 3 podstawowe zasady dobrej organizacji zadań a potem konsekwentnie ich przestrzegać i stale udoskonalać narzędzia potrzebne do ich realizacji.

W tym wpisie poznasz te trzy główne zasady, oraz wiele ciekawych pomysłów i podpowiedzi pomocnych przy wdrażaniu tych zasad. Postaram się też podpowiedzieć co zrobić i czego unikać by wdrożenie tych zasad zakończyło się pełnym sukcesem.

Pierwsza rzecz to …zatrzymaj się.

Zanim jednak wdrożysz wspomniane zasady. Zatrzymaj się na chwilę i spójrz na swoją organizację dnia oraz sposób zarządzania swoimi zadaniami czy też całego zespołu.

Ile rzeczy robisz rutynowo?

Ile decyzji podejmujesz w biegu, odruchowo, bez namysłu i jakie to ma konsekwencje dla Twojego poziomu zabiegania?

Ile spraw w związku z tym wymaga poprawek i ponownej realizacji?

Ile czasu i energii tracisz w związku z nie do końca przemyślanymi i dobrze zaplanowanymi (z braku czasu) decyzjami?

Jestem pewien (a pewność poparta jest doświadczeniem własnym i klientów) że już 15 minut dziennie poświęcone na SPOKOJNE spojrzenie na całość plus wprowadzenie 3 podstawowych zasad produktywności sprawi że niby zwolnisz a jednak mocno przyspieszysz i jeszcze zyskasz sporo cennego czasu.

Zjedź do pit-stopu i zrób generalny przegląd twoich zadań i obowiązków

Najpierw jednak MUSISZ znaleźć trochę więcej czasu np. jeden dzień, po to by wyłączyć na chwilę silniki i posłuchać swojej głowy i rozejrzeć się dookoła. Nie zrobisz tego jadąc na pełnym gazie. MUSISZ to zrobić w ciszy i spokoju, z dala od telefonów i maili, zabierając jedynie coś do notowania i oczywiście wszystkie części tego wpisu.

Zdaję sobie sprawę że to wcale nie jest takie proste a w szczególności dla osób które …ciągle nie mają czasu. Dodatkowo taka zmiana wymaga silnej woli, determinacji i mobilizacji. Warto jednak spróbować się spiąć i to zrobić, ryzykujesz tylko zyskaniem czasu i pieniędzy a bardzo często również obniżeniem poziomu stresu czyli lepszym zdrowiem.

Nie musisz być sam z tym wyzwaniem.

Sytuacja do złudzenia może przypominać sytuację np. z odchudzaniem czy nauką języka. Bardzo podobne czynniki mają wpływ na to czy próba zakończy się sukcesem. Statystyki są tutaj bezwzględne i pokazują że samodzielne próby zakończone sukcesem stanowią zdecydowaną mniejszość. Co zatem zrobić żeby nie być w mniejszości?

Dobrym rozwiązaniem jest poprosić o pomoc zewnętrznego doradcy lub konsultanta. Takie rozwiązanie sprawi że:

• łatwiej i szybciej to zrobisz – nie będziesz przekładać terminu w nieskończoność, specjalista pomoże też przejść przez trudne etapy
• szybciej dojdziesz do właściwych wniosków – konsultant (szybciej niż np. szkolenie grupowe czy on-line) pomoże Ci zrobić konkretną analizę i nie pozwoli pójść na skróty
• będzie obiektywnie i skutecznie – spojrzenie z boku osoby niezaangażowanej daje zawsze dobre efekty i cenne podpowiedzi
• znacznie większe szanse wdrożenia zmian – jeśli należysz do większości to na pewno bardziej mobilizująco zadziała na Ciebie zobowiązanie wobec kogoś niż wobec siebie samego no i często działa stara zasada, „zapłacone to trzeba wykorzystać…”
• będzie taniej i efektywniej – nie tracisz czasu i pieniędzy na eksperymentowanie i szukanie własnej drogi, dostaniesz gotowe i profesjonalne rozwiązanie, uszyte pod Ciebie
• może być dyskretnie i indywidualnie – zewnętrzne konsultacje to żaden wstyd ani ujma na wizerunku, wręcz przeciwnie, w czasach tak rozległych obszarów zarządzania w każdej nawet małej firmie taka decyzja świadczy o dojrzałości, ale jeśli nie czujesz się z tym komfortowo to profesjonalny konsultant może to zrobić dyskretnie i indywidualnie.

Po pewnym czasie współpracy z konsultantem zostaną Ci już tylko nowe, dobre nawyki, które zastąpią te stare, mało efektywne.

Wybierz najlepszą drogę dla siebie.

Być może jesteś dobrze zorganizowaną i mocno zmotywowaną osobą i nie potrzebujesz konsultacji a jedynie kilku podpowiedzi i pomocnych tricków, ale zanim postanowisz sam wziąć byka za rogi spróbuj przeanalizować który wariant będzie dla Ciebie lepszy.

Jak każdy profesjonalny biznesmen zrób szybką analizę ile czasu potrzebujesz by sam to zrobić i ile przez to innych spraw będziesz musiał odłożyć na później, w tym spraw związanych z Twoim biznesem i porównaj to z kosztem zaangażowania specjalisty.

Podobnie zrób jeśli decyzja budżetowa o wsparciu konsultanta zależy od Twojego przełożonego. Tym razem zrób szybką analizę korzyści dla firmy po to by pokazać w kilku punktach jakie korzyści i zyski przyniesie firmie poprawa Twojej produktywności. Naturalnie przełożonemu mówisz że chcesz poprawić swoją wydajność i produktywność a nie używasz argumentów że nie dajesz rady i jesteś mocno zarobiony.

Zanim podejmiesz decyzję przeczytaj do końca wszystkie części. Być może znajdziesz gotowe rozwiązania dla siebie lub motywację do zmiany najpierw siebie a potem Twoich współpracowników.

Nie ma idealnej metody i złotej recepty.

Metod czy też filozofii zarządzania swoim czasem oraz zadaniami jest ogromna ilość i ciągle ich przybywa. Jedno jest pewne NIE MA IDEALNEJ METODY I ZŁOTEJ RECEPTY dla wszystkich. Cała sztuka polega na tym żeby znaleźć dopasowaną do swojego stylu pracy a najlepiej z kilku wybrać to co nam najbardziej pasuje i przede wszystkim zapewni efektywność i w miarę możliwości komfort pracy. PRZEMYŚL DOBRZE SWOJE DECYZJE I WYBORY NARZĘDZI.

Z wyborem najlepszej metody jest jak z wyborem nowego samochodu. Przede wszystkim musisz wiedzieć co chcesz osiągnąć czyli czy potrzebujesz miejskiego i sprytnego „malucha” czy np. jest Ci potrzebne przestrzenne kombi? W drugiej kolejności zwracasz uwagę na komfort, preferencje czyli szukasz w danej grupie autka które Ci się spodoba i będziesz się w nim czuć komfortowo. Cały czas pamiętając o budżecie i możliwościach Twojego portfela.

Dlatego wybór rozwiązania oraz narzędzia pozostawiam każdemu indywidualnie, natomiast postaram się wskazać elementy oraz kryteria na które należy zwrócić uwagę. Wszystkie przytoczone pomysły, podpowiedzi bazują na znanych zasadach i metodach podpartych naukowymi badaniami i propagowanych przez znanych ekspertów i czołowych praktyków biznesu. Wszystkie rozwiązania zostały sprawdzone w praktyce.

Kalendarz jak elementarz.

Zanim przedstawię wspomniane 3 fundamentalne zasady dobrej organizacji zadań to jeszcze jedno kluczowe założenie. Zakładam mianowicie że

podstawą jakiejkolwiek organizacji naszego czasu jest kalendarz

 

To jest tak oczywisty element że w ogóle pomijam go tutaj i przyjmuję że kalendarz istnieje. Jest wykorzystywany i regularnie aktualizowany i najlepiej w wersji otwartej czyli współdzielony z zespołem naszych współpracowników. Jeśli tak nie jest zachęcam do kontaktu, chętnie podpowiem jak zacząć.

3 filary dobrej organizacji zadań i czasu

Żeby sprawnie zarządzać swoim czasem oraz własną efektywnością musisz wziąć pod uwagę 3 zasadnicze elementy na których opiera się każda dobra metoda poprawy własnej ( i Twojego zespołu) produktywności, zaś cała reszta to aspekty techniczne i metodyczne.

1. Zbieraj wszystkie zadania w jednym miejscu (szczegóły w cz. 2)

2. Systematycznie zarządzaj swoimi zadaniami czyli planuj i organizuj (szczegóły w cz. 3)

3. Realizuj zgodnie z przyjętą strategią (szczegóły w cz. 4)

Reasumując. Co zrobić by być bardziej produktywnym i lepiej zorganizowanym?

Wysoki stan „zarobienia” oraz niedostępności tłumaczony nadmiarem zadań i brakiem czasu nie wpływa dobrze na Twój wizerunek. W związku z tym postaraj się …znaleźć czas by przeanalizować gdzie są Twoje rezerwy. Przejrzyj swój kalendarz pod kątem organizacji czasu i spotkań. Przemyśl czy musisz być na wszystkich spotkaniach i czy chociaż części swoich zadań nie możesz delegować na innych. Resztę zadań zacznij organizować wdrażając i systematycznie stosując 3 podstawowe zasady dobrej organizacji zadań.

Wszystkie trzy elementy są równie istotne, dlatego koniecznie zajrzyj do kolejnych części tego wpisu gdzie znajdziesz wiele cennych informacji które pomogą Ci wdrożyć rozwiązania najbardziej efektywne i zarazem najbliższe Twoim potrzebom i specyfice pracy.