„Nie mam czasu” czyli zatrzymaj się i zacznij zarządzać sobą i swoimi zadaniami. cz.4 Organizacja zadań.

Poznaj podstawowe kryteria podziału i szeregowania zadań. Skorzystaj z podpowiedzi jak organizować zadania, czym się kierować przy planowaniu własnej strategii zarządzania zadaniami. Na co zwracać uwagę przy wyborze narzędzi wspierających zarządzanie czasem i zadaniami.

Jak organizować i porządkować zadania?

Najważniejszą kwestią jest zaplanowanie własnego podziału zadań wg kilku kluczowych zakresów, obszarów ale też metod realizowania.
Jeśli zastosujesz metodę gromadzenia wszystkich zadań i myśli na bieżąco to pierwszym kluczowym podziałem będzie priorytet czyli podział wg stopnia ważności, przydatności i terminu wykonania. Jeśli myślisz nad rozwiązaniem w postaci gotowego systemu zwróć uwagę by system umożliwiał szybką i prostą metodę konwertowania Twojego pierwotnego wpisu/notatki do postaci zadania i przyporządkowania go do grup zadań definiowanych wg Twojego klucza. System powinien umożliwiać elastyczne migrowanie między grupami w zależności od przydzielonego mu priorytetu.

Poznaj metodę organizacji wg 4 „koszyków”

1. Zadania na teraz czyli PILNE

Znajdą się tutaj wszystkie zadania na dzisiaj, ewentualnie zaległe oraz te które pojawiły się w ramach bieżących działań i muszą być wykonane w pierwszej kolejności. W zależności od wybranej formy będzie to np.. lista zadań na dzisiaj wyselekcjonowana ręcznie z naszej długiej listy zadań oczekujących. W przypadku kartek możemy przyjąć system kolorów, każdy dzień lub poziom priorytetu ma swój przyporządkowany kolor.

PAMIĘTAJ każda forma wizualizacji zawsze UŁATWIA ORGANIZACJĘ.
Jeśli postawisz na system elektroniczny – do czego mocno namawiam – to zwracaj uwagę na możliwości nadawanie priorytetów. Zwróć też uwagę:

• Czy system potrafi definiować daty realizacji a jeśli potrzeba to również przedział czasowy.
• Czy system potrafi również automatycznie generować listy zadań priorytetowych na dany dzień
• Czy system potrafi pilnować ich realizacji plus ewentualnie powiadamiać o terminach

Planuj z rozsądkiem

UWAGA: Kluczem do sukcesu jest rozsądne planowanie zadań na dany dzień. Twój system będzie działać tylko wtedy jeśli ilość zaplanowanych na dany dzień zadań będzie realna i możliwa do zrealizowania. W przeciwnym razie pod koniec dnia zamiast satysfakcji będzie frustracja a lista zadań zaległych będzie stale rosła.

Jestem zwolennikiem szkoły która mówi że na liście zadań dziennych powinny się znaleźć tylko i wyłącznie zadania obwarowane terminem oraz najwyższą klauzulą pilności. Wszystkie pozostałe zadania gromadzę w jednym miejscu a ich selekcją zajmuję się na bieżąco stosując przyjęte wcześniej kryteria i filtry. (które mocno ułatwiają poruszanie się po obszernej liście tematów i spraw)

Jeśli jednak zdecydujesz się na stosowanie metody dokładnego planowania dnia to bardzo istotna jest kwestia założenia „rezerwy” czasowej przy planowaniu listy zadań na dany dzień. W zależności od specyfiki pracy MUSISZ założyć określoną ilość czasu na rutynowe czynności oraz na tzw. sytuacje awaryjne czy trudne do zaplanowania.

Jeśli Twoja praca skupia się na konkretnych zadaniach i do tego jeszcze cyklicznych i pracujesz sam(a) to dość łatwo oszacować taką rezerwę. Pewnie nie będziesz potrzebować zapasu większego niż 10% całości Twojego czasu roboczego.

Jeśli pracujesz w zespole, do tego np. z klientami i masz zespół podwładnych oraz przełożonych nad sobą to musisz założyć zdecydowanie większą rezerwę. Powinieneś przyjąć parytet co najmniej 70/30 a w skrajnych przypadkach nawet 50/50. Jest wiele szkół i metod szacowania tego parametru. Moim zdaniem najlepszą i jedyną skuteczną jest …praktyka i własne doświadczenie. Trzeba oczywiście przyjąć jakieś założenie. Pamiętaj jednak że zawsze lepiej na początek mniej sobie załadować na taczkę i potem ewentualnie dołożyć niż odwrotnie.

Pamiętaj o przerwach i regeneracji

Nie zapomnij przy planowaniu dnia o przerwach i odpoczynku. Nie jesteś maszyną ani cyborgiem. Twój organizm nie jest wstanie pracować wydajnie non stop, na pełnych obrotach. Przerwy to kolejna kwestia którą trzeba rozpatrywać indywidualnie. Jest cała masa czynników zarówno ludzkich oraz wynikających ze specyfiki pracy, które będą miały istotny wpływ na skuteczność wybranej metody. Są szkoły które mówią że trzeba robić krótkie przerwy ale w miarę często i regularnie. Drugie podejście mówi z kolei że jedna dłuższa przerwa ( a nawet drzemka) w połowie dnia jest idealnym sposobem na regenerację.

W jednej kwestii wszyscy eksperci są zgodni; przeciętny organizm ludzki potrzebuje przerw i zmian (w przypadku monotonnej pracy) bo w przeciwnym wypadku jego wydajność i kreatywność szybko i mocno spada.

2. Zadania oczekujące

Wszystkie zadania które mają przydzielony już czas realizacji w bliższej lub dalszej perspektywie czasowej. Tutaj znajdą się również wszystkie zadania cykliczne czyli takie które odbywają się z jakąś określoną powtarzalnością.
Do tego miejsca REGULARNIE zaglądaj by planować i organizować swoje zadania wg możliwości czasowych i przerobowych.

W przypadku „ręcznych” narzędzi jest to dość trudny i czasochłonny obszar planowania i wymaga sporej sprawności organizacyjnej.

W przypadku narzędzi elektronicznych jest dużo prościej, wygodniej i zdecydowanie szybciej. Przy wyborze tego drugiego rozwiązania powinieneś zwrócić uwagę na:

• łatwy i elastyczny sposób zmian dat i priorytetów
• możliwości definiowania zadań cyklicznych wg potrzebnych kryteriów. To o tyle jest istotna funkcjonalność by zadań cyklicznych nie trzeba było wbijać ręcznie lub przy użyciu jakichś tricków, które zajmują sporo czasu.

Staraj się wszystkim zadaniom nadawać terminy realizacji, pamiętając o wcześniej opisywanym rozsądku. Takie podejście:

• mobilizuje do działania i realizacji
• bardzo pomaga przy tworzeniu konkretnych planów działań np. dziennych

Dlatego tak ważną funkcjonalnością jest tutaj elastyczność i łatwość zmian dat realizacji.

UWAGA: Fundamentalna rzecz w przypadku koszyków 1 i 2 to konwersja wszystkich zapisanych idei/pomysłów na konkretne zadania o czym dokładnie piszę tutaj

3. Zadania na później ale jeszcze nie wiem na kiedy

Trzymaj w tym przedziale zadania które już nabierają kształtu i formy ale jeszcze nie mają zdefiniowanego czasu realizacji z racji odległości w czasie, braków mocy przerobowych czy tez np. konieczności przemyślenia, zmian itp. Trzymasz je w tzw. „inkubatorze pomysłów/planów”. Nie zaprzątasz sobie nimi głowy na co dzień bo wiesz że są zanotowane i co najważniejsze są w jednym miejscu. Wiesz też gdzie zaglądać jeśli potrzebujesz nowych pomysłów lub inspiracji bo to prawdziwa skarbnica Twoich wymyślonych i podpatrzonych pomysłów.

4. Teraz mi to niepotrzebne ale może w przyszłości.

Ostatni koszyk w którym magazynujesz rzeczy które gdzieś usłyszałeś lub przeczytałeś ale zupełnie nie masz na to teraz czasu lub nie pora na ich analizowanie. Jednak być może kiedyś tam będziesz chciał do nich wrócić. Pewien rodzaj magazynku pomysłów i planów na przyszłość oraz ewentualnie rzeczy na które na pewno w najbliższym czasie nie będziesz miał czasu ale wartych zapisania.

W przypadku wyboru systemu elektronicznego istotną funkcjonalnością będzie współpraca czy też kompatybilność z narzędziami do zapisywania i przechowywania notatek, artykułów itp.

WAŻNE żeby jednak nie wrzucać tutaj wszystkiego co popadnie, staraj się chociaż wstępnie oszacować wartość oraz realne szanse przydatności takiego wpisu. W przeciwnym razie szybko z tego miejsca zrobi się dodatkowy kosz na śmieci do którego nigdy już nie zajrzysz.
Oczywiście zakładam że wszystkie niepotrzebne rzeczy i nie dotyczące nas, już wcześniej wylądowały w koszu, w ramach wstępnej selekcji zgodnie z zasadą 2 minut o której obszernie pisałem tutaj

Jak jeszcze organizować zadania?

Równolegle do priorytetów zachęcam do szeregowania zadań wg kilku kluczowych kryteriów. Znów wybór tych kryteriów pozostawiam każdemu indywidualnie ale podrzucam poniżej kilka praktycznych i sprawdzonych pomysłów.

1. Zdefiniowanie kluczowych obszarów organizacji zadań

Określ najważniejsze dla Ciebie obszary czyli tematy w ramach których masz cały szereg zadań.  Takim obszarem może być np. kluczowy klient z którym masz stałą współpracę. Obszarem może być przygotowanie nowej oferty promocyjnej czy chociażby zaplanowanie urlopu.

Celowo unikam tutaj słowa „projekt” bo proponowane w tym wpisie rozwiązania zadziałają tylko przy mniejszych projektach. Duże projekty wymagają zupełnie innych narzędzi i filozofii o czym przeczytasz w kolejnych wpisach.
Zostając przy mniejszych projektach takie  definiowanie „obszarowe” umożliwia Ci:

• planowanie działań w ramach takiego projektu/obszaru
• kontrolę realizacji całego tematu
• łatwe dopisywanie kolejnych zadań do tego projektu
• selekcję i ewentualne filtrowanie zadań wg obszarów
• bardziej klarowny obraz w poszczególnych tematach

Zamiast mnożyć projekty i podprojekty przy nieco większych tematach lepszym rozwiązaniem jest zdefiniowanie konkretnych i przemyślanych etykiet i traktowanie ich jako kolejny znacznik czy marker przydatny podczas planowania czy też filtrowania zadań.
Np. obszarem jest klient X z którym masz podpisaną umowę na kompleksową obsługę. W ramach tej umowy opiekujesz się sprzętem IT, zapewniasz bezpieczeństwo danych, obsługujesz księgowość itd. Znacznie łatwiej panować nad zadaniami i ich podziałem jeśli „doczepisz” do każdego zadania w ramach tego projektu odpowiednią etykietę np. „obsługa IT” , „utrzymanie NET” itd.

2. Formy zadania

Kolejnym bardzo fajnym kryterium które bardzo ułatwia organizację zadań jest podział wg formy zadania czyli jaką czynność masz do zrobienia? Np. w ramach zadania masz:

• zadzwonić,
• przygotować  ofertę,
• wysłać maila,
• spotkać
• i wiele tym podobnych

Znów przyjmujesz każde z tych kryteriów jako kolejne znaczniki, który przypinasz do konkretnych zadań.
Takie zaszeregowanie bardzo upraszcza planowanie dnia oraz realizację zadań. Przy pomocy odpowiedniego filtra widzisz od razu rzeczy które potrzebują skupienia czy też większej ilości czasu albo sprawy do załatwienia na szybko lub w biegu. W przypadku pracy „rozproszonej” (spotkania, wyjazdy itp.) taki podział ułatwia też organizację dnia.
Wiadomo że na zadanie z przypisanym kryterium „przemyśleć” czy też „wdrożyć” potrzebujesz czasu i skupienia, zaś zadania z kryterium „zadzwonić”, „przeczytać” możesz zaplanować między spotkaniami np. w drodze na nie.

Jeśli będziesz stosować takie kryteria do wszystkich zadań to łatwo i szybko zaplanujesz dzień i wyciągniesz te zadnia które akurat pasują do Twoich planów.

3. Formy delegowania zadań

Jeśli pracujesz z zespołem to również przydatnym kryterium może być przydział personalny lub działowy wybranych zadań. W prostej formie otrzymujesz gotowe narzędzie generujące podział obowiązków w Twoim zespole.

Jeśli dodatkowo wybierzesz narzędzie z dostępem dla innych użytkowników to masz od razu załatwioną komunikację i delegowanie zadań bo w momencie przypisania zadania do konkretnej osoby lub działu, takie zadanie pojawia się automatycznie na ich liście zadań.

To tylko wybrane przykłady organizacji zadań. Takich kryteriów możesz wymyślać niezliczone ilości. Ważne jest żeby stworzyć i dobrać takie które ułatwią i usprawnią pracę. Musisz pamiętać również o tym że duża ilość kryteriów to dodatkowy czas na ich przypisanie i mogą zamiast uprościć znacznie skomplikować organizację zadań.

Jeśli postawisz na system elektroniczny to WAŻNE żeby wybrane narzędzie miało możliwości przypisywania co najmniej kilku kryteriów/etykiet,. Najlepiej żeby miało możliwość własnego zdefiniowania tych kryteriów. Tak żebyś mógł wybrany system dopasować do swoich potrzeb a nie odwrotnie.

Rozsądek i dobrze przemyślana strategia to jedyna dobra podpowiedź w tym zakresie. Skorzystaj z zamieszczonych tutaj podpowiedzi i sugestii lub po prostu wykorzystaj doświadczenie specjalisty lub praktyka, który dopasuje optymalne i sprawdzone rozwiązanie. Pomoże też przebrnąć przez gąszcz propozycji gotowych rozwiązań.