„Nie mam czasu” czyli zatrzymaj się i zacznij zarządzać sobą i swoimi zadaniami. cz.3 Zarządzanie zadaniami
20 czerwca, 2018
Przeczytaj dlaczego systematyczne zarządzanie i planowanie swoimi zadaniami jest tak ważne. Dowiedz się, które zadania wpisywać a które załatwiać „od ręki”. Jak planować, organizować i przede wszystkim zarządzać zadaniami i projektami.
Systematycznie zarządzaj swoimi zadaniami czyli planuj i organizuj.
Kolejny BARDZO WAŻNY krok do poprawy własnej produktywności to wprowadzenie do swojego codziennego życia prostego ale bardzo istotnego nawyku. Regularnego zaglądania do zaufanego miejsca gromadzenia.
Częstotliwość oraz pory zaglądania zależą tylko i wyłącznie od Ciebie, Twojej specyfiki pracy a także ilości rzeczy jakie masz do zrobienia.
Oprócz regularnego zaglądania i sprawdzania na bieżąco co masz do zrobienia oraz wpisywania „w locie” swoich myśli i pomysłów musisz wypracować sobie własną metodę systematycznego planowania zadań.
Z racji tego że zarządzanie tym co się znalazło w naszej skrzynce spraw i pomysłów jest kluczowe (o czym w dalszej części) zdecydowanie namawiam by poświęcić na to czas kiedy masz spokój i możliwość skoncentrowania się i kreatywnego myślenia.
Pamiętaj że te 15-30 minut ma decydujący wpływ na to jak szybko i przede wszystkim efektywnie poradzisz sobie z Twoimi zadaniami i problemami.
Generalnie chodzi o złapanie stałego nawyku korzystania z jednego narzędzia i jego systematycznej aktualizacji, zarówno po stronie organizacji zadań jak i po stronie realizacji.
Dlaczego nawyk?
Chodzi oczywiście o pewien automatyzm i systematyczność. Wszyscy którzy wprowadzają tę metodą bardzo szybko przekonują się że ta druga cecha to jedna z kluczowych cech każdego produktywnego menedżera i podstawowa droga do sukcesu.
Na początku to dość trudne i wydaje się czasochłonne ale z czasem nabiera się wprawy i wiele rzeczy robi się automatycznie i rutynowo i niemalże „w tle” innych zajęć. Jest dokładnie tak samo jak z jazdą samochodem, na początku jest trudno ale z czasem zostaje…. rutyna i pełny automatyzm.
Zapewniam że korzyści są olbrzymie i szybko widoczne. Pomyśl o pierwszej korzyści jaką jest fakt że od teraz NIE MUSISZ PAMIĘTAĆ O SETKACH SPRAW A TYLKO O JEDNEJ ŻEBY ZAJRZEĆ DO SYSTEMU 😉 To oczywiście grube uproszczenie ale obrazowo tak to powinno wyglądać.
Po co ten nawyk przy organizacji zadań?
Żeby sprawdzać regularnie (a nie trzymać wszystkiego w głowie) jakie masz zadania na dzisiaj/jutro – nic dalej (oprócz planowania i kalendarza) – zajmie Ci to tylko kilka minut
Żeby systematycznie aktualizować zadania i porządkować wszystko to co wrzucisz do systemu w ciągu dnia na zasadzie luźnych myśli i „notatek” – zajmie Ci to ok. 15-30 minut, Z czasem jak dojdziesz do wprawy w obsłudze (część rzeczy będzie wprowadzać od razu w formie gotowych zadań) skrócisz ten czas i to znacząco.
Żeby oswobodzić głowę z pamiętania o wszystkim. To oprócz komfortu psychicznego daje olbrzymie rezerwy w głowie, które można wykorzystać np. do innych zadań z tych na które teraz brakuje czasu (nie koniecznie związanych z biznesem).
Żeby zaprzyjaźnić się z tym miejscem i zaufać mu tak by stało się nieodłącznym elementem naszego codziennego dnia.
Co powinno się znaleźć w Twoim systemie zarządzania zadaniami?
Czyli które zadania zapisujesz i którymi zarządzasz?
Jest rzeczą oczywistą że każde wdrażane narzędzie ma nam pomagać i ułatwiać życie a nie komplikować albo co gorsza dokładać roboty kosztem naszego i tak już cennego czasu.
Podstawowa zasada efektywności mówi że to co zajmuje Ci mniej niż 2 minuty zrób od razu.
Naturalnie należy traktować ten próg 2 minut dość umownie i powinien zależeć od specyfiki pracy i Twojej organizacji zadań. Można sobie oczywiście popróbować wdrożyć wersję dla zaawansowanych i ustalić np. próg 8 minut ale to moim zdaniem górna granica. Mogą sobie pozwolić na nią osoby niezbyt mocno obciążone dużą ilością zadań, szczególnie tych trudnych do zaplanowania (telefony, rozmowy, obsługa klienta itp.)
Zasada 2 minut wzięła się oczywiście stąd że tyle mniej więcej może trwać zapisanie zadania i jego organizacja w systemie, ale też chodzi o to by nie rosła nam sterta spraw drobnych.
Takich zadań oczywiście nie wrzucasz do systemu. Staraj się je w miarę możliwości na bieżąco załatwiać. Za wyjątkiem tych oddalonych w czasie, których zrobienie teraz nie przyniesie zamierzonego efektu i muszą być zrobione w określonym czasie.
Jest jeszcze jedna istotna kwestia. Często ten czas ok. 2 minut pozwala oszacować status sprawy. Pamiętaj że jest to prosta ale bardzo efektywna metoda na „odsianie” spraw nieistotnych czy wręcz takich które Ciebie nie dotyczą. Tym samym redukujesz często w znacznym stopniu listę spraw oczekujących. Wieloletnia praktyka pokazuje że u ludzi nie stosujących podstawowych zasad organizacji zadań blisko połowa spraw wiszących na liście oczekującej to sprawy które nie dotyczą danej osoby ponieważ nie zostały wstępnie przejrzane i oszacowane.
WSZYSTKIE INNE rzeczy powinny być regularnie wpisywane do Twojego systemu !!!
DOBRA RADA – jeśli prowadzisz bardzo intensywny tryb dnia i wrzucasz wszystkie tematy w biegu do tzw. „poczekalni” (pamiętaj że pozwala Ci to uwolnić głowę od tego problemu na jakiś czas (patrz tutaj) to znajdź dziennie czas np. na koniec dnia by przejrzeć te zasoby i chociaż wstępnie je posegregować wg zasady „2 minut” i klucza „4 koszyków” (patrz poniżej)
UWAGA na rutynę, prawie każdy z nas ma tendencje do „upraszczania” sobie życia czy „zaoszczędzania” czasu stosując np. takie skróty myślowe „a tego to nie wpisuję bo to jest jasne że będę o tym pamiętał, więc szkoda czasu na wpisywanie”. Ewidentnie ta droga zaprowadzi Cię do punktu wyjścia czyli znów po jakimś czasie masz coraz więcej w głowie zamiast w organizatorze.
Zapisuj zadania w formie gotowej do wykonania
BARDZO WAŻNE Docelowo staraj się zamieniać wszystkie wpisy na konkretne zadania czyli na taką formę by były od razu do zrobienie. Nie zostawiaj ich w postaci ogólnikowej i mało precyzyjnej.
Skuteczność tego systemu m.in. polega na tym że wszystkie pomysły i idee musisz przekształcić na konkretne i wykonalne ale dobrze przemyślane zadania.
Każda sprawa/temat to zbiór działań które trzeba wymyślić i zrobić. Znacząco skracasz drogę jeśli od razu planujesz zadania a nie czekasz z tym do momentu kiedy temat jest do zrobienia.
Innymi słowy wszystkie Twoje pomysły, tematy i projekty docelowo MUSISZ zamienić w listę konkretnych i wykonalnych zadań.
Na początku dla wielu osób jest to dość trudne i zniechęcające (czyt. zajmuje sporo cennego czasu). Jednak odrobina treningu czyni cuda i bardzo szybko ten czas odzyskasz z nawiązką. TYLKO takie rozwiązanie daje Ci gwarancję że nie będziesz tracił czasu i energii na wielokrotne rozpatrywanie tych samych zagadnień. Naturalnie zawsze możesz zmieniać i modyfikować zadania ale takie działania mają już tylko usprawniać Twój wcześniej przygotowany harmonogram zadań.
Jeśli chcesz się przekonać jak skutecznie to działa, zrób prosty eksperyment na sobie lub Twojej grupie znajomych. Zaplanuj np. weekendowy wypad za miasto z rodzinami. Zrób to w dwóch wariantach:
- Wariant pierwszy – w postaci jednego hasła „Jedziemy w ten weekend za miasto z rodzinami”
- Wariant drugi – 3 konkretne zadania do zrobienia i najlepiej z podziałem na role
Zaobserwuj który wariant zostanie szybciej wdrożony?
Oczywiście zasada ta dotyczy w miarę prostych i niezbyt skomplikowanych tematów. Duże sprawy wymagają podejścia projektowego. Zarządzanie projektowe oraz zarządzanie większymi projektami to kolejne obszerne zagadnienie, któremu na pewno poświęcę osobny wpis.
W kolejnej części wpisu o zarządzaniu czasem i zadaniami poznasz podstawowe kryteria podziału i szeregowania zadań, które pomagają organizować Twój czas i poprawią Twoją efektywność