fbpx

System Zarządzania Obiegiem Dokumentów

W WYGODNY SPOSÓB

Uporządkujemy Twoje dokumenty w firmie

Rozwiązanie zapewniające pełną kontrolę nad dokumentacją oraz wszystkimi procesami związanymi z obiegiem dokumentacji i informacji w biurze, które dotychczas funkcjonowały w różnych postaciach papierowych i nieusystematyzowanych.

System dedykowany i elastycznie dopasowany do indywidualnych procedur i potrzeb każdej organizacji, zapewniający łatwy ale bezpieczny dostęp do informacji w dowolnym miejscu i czasie. Nowoczesne narzędzie pozwalające zarządzać obiegiem dokumentów i wszystkimi procesami związanymi z obiegiem dokumentów z szeregiem innowacyjnych funkcjonalności znacznie rozszerzających zakres zastosowania systemu.

Rozumiemy Twoje potrzeby, rozwiążemy Twoje problemy

Rośniesz dynamicznie

Wraz z dynamicznym rozwojem Twojej firmy w szybkim tempie wzrasta również ilość dokumentów i procesów, którymi coraz trudniej zarządzać. Dotychczasowe narzędzia nie zapewniają Ci już pełnej kontroli i sprawnego przepływu informacji. Coraz więcej czasu i energii Ty i Twój zespół poświęcacie na szukanie, kompletowanie dokumentów i informacji.

Ciągły przyrost projektów oraz rosnąca liczba wymagań, oczekiwań generuje kolejne procesy a istniejące szybko się rozrastają i łączą licznymi powiązaniami i zależnościami trudnymi do koordynowania i kontrolowania.

Działasz nieszablonowo

Twoje procesy wymagają specyficznych, innowacyjnych rozwiązań. Gotowe systemy na rynku nie spełniają Twoich wymogów i potrzeb lub wymagają kosztownych adaptacji. Nie musisz dopasowywać Twoich procedur do istniejących gotowych rozwiązań na rynku. Masz wizję i unikalne pomysły ale potrzebujesz narzędzi do ich realizacji i koordynacji. Dopasujemy system do Twoich potrzeb i oczekiwań. Uszyjemy rozwiązanie na miarę …Twoich potrzeb i Twoich zasobów.

Ograniczają Cię procedury i procesy

Nie unikniesz ich, są nieodłącznym elementem w każdej dynamicznie rozwijającej się organizacji, ale możesz je usprawnić i uprościć.

Jak rozwiążemy Twoje problemy? Czas na wdrożenie unikatowego Systemu Zarządzania Obiegiem Dokumentów!

Jakie zyskasz korzyści, stosując nasze oprogramowanie?

Wszystko w jednym miejscu i zawsze pod ręką

Kompletne archiwum dokumentów w postaci elektronicznego repozytorium z możliwością dowolnego katalogowania oraz zarządzania w zależności od potrzeb, procedur oraz wymagań. Szybki i łatwy dostęp do każdego dokumentu oraz wszystkich informacji z nim związanych w dowolnym czasie i niezależnie od lokalizacji. Dostęp sprofilowany indywidualnie lub grupowo w zależności od potrzeb i struktury uprawnień.

Wszystko pod kontrolą (pełną kontrola)

System pozwala na sprawne zarządzanie i panowanie nad nieustannie rosnącą ilością wszelkiego rodzaju dokumentów i procedur. Pełna kontrola i koordynacja procesów obiegu dokumentów z możliwością dokładnych analiz i monitorowania wszystkich etapów procesów ich przetwarzania oraz powiązań każdego dokumentu w dowolnym momencie. Zastosowane rozwiązania pozwalają na szybką i przejrzystą komunikację wszystkich uczestników projektu, na każdym etapie procesu, zaś menedżerom projektu dają pełny klarowny obraz sytuacji i postępów.

Oszczędności (czasu I pieniędzy)

Wszystkie elementy usprawnienia kontroli i automatyzacji procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów i informacji znacząco obniżają pracochłonność oraz czas realizacji projektów czyli wymiernie wpływają na obniżenie kosztów operacyjnych organizacji. Wiele zastosowanych pomysłów pozwala również na lepsze (efektywniejsze) wykorzystanie zasobów i optymalizację procesów.

Bezpieczeństwo i zero pomyłek

Przejście z tradycyjnego na elektroniczny obieg dokumentów dzięki odpowiednim narzędziem zapewnia pełną ochronę dokumentów oraz gwarancję bezpieczeństwa wszystkich procesów biznesowych. Pozwala profilować poziomy dostępu do informacji i dzielić czy ograniczać ich dostępność w zależności od potrzeb i wymogów bezpieczeństwa. Znacząco eliminuje potencjalne ryzyko pomyłek i błędów wprowadzając jednocześnie jednolity standard procedur i formularzy. W pełni udokumentowana i monitorowana ścieżka przepływu dokumentu eliminuje do zera możliwość zagubienia dokumentu lub jego utknięcia na którymś z poziomów przetwarzania lub decyzji.

Jeden standard i (sprawna) komunikacja

Rozwiązanie wprowadza automatyzację dotychczasowych „ręcznych” i często rozproszonych procesów dokumentacji ale przede wszystkim wprowadza systematyzację i standaryzację wszystkich procesów. Powoduje to wprowadzenie jednolitych standardów w wielu obszarach funkcjonowania i zarządzania organizacją. Dzięki zastosowaniu unikatowych rozwiązań wymiernym efektem tych innowacji jest przyspieszenie i usprawnienie wielu procedur, uproszczenie ale jednocześnie usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz wyeliminowanie wielu zbędnych czy wręcz dublowanych operacji i działań.

Stała opieka i komfort – jesteśmy zawsze z tobą

Zapewnimy Ci elastyczne rozwiązanie dopasowane do Twoich procedur i zaadaptowane do Twojego środowiska, stworzone w oparciu o wnikliwą analizę Twoich potrzeb. Gwarantujemy stałą opiekę systemu oraz systematyczny rozwój i dostosowanie do zmieniających się potrzeb wraz z dynamicznym rozwojem Twojej organizacji. Dajemy również możliwość stworzenia specyficznych rozwiązań pod innowacyjne (nie spotykane na rynku) potrzeby i wymagania. Razem wdrożymy nowoczesny system z bogatą funkcjonalnością oraz zaprojektowany i przygotowany na różne warianty rozwoju w przyszłości.

DOWIEDZ SIĘ

Jakie problemy rozwiązujemy i gdzie można zastosować nasz system?

System został tak zaprojektowany by łatwo i w miarę szybko można go było zaadaptować do indywidualnych potrzeb klienta. Dzięki elastycznej formie, system ma bardzo szerokie spektrum możliwości zastosowań i aplikacji. Jest otwartym narzędziem, które łatwo rozbudować o nowe i unikalne funkcjonalności dostosowane do indywidualnej specyfiki użytkownika.

Przykładowe obszary zastosowania naszych rozwiązań:

 

zarządzanie procesami wewnętrznymi oraz zewnętrznymi za pomocą dokumentów, formularzy i zadań na dowolnym poziomie zarządzania takich jak np.

  • Obsługa procedur zgłoszeń serwisowych
  • Obsługa i dokumentacja procesów kompletacji dostaw, realizacji zamówień
  • Obsługa i dokumentacja procesów logistycznych, produkcyjnych, usługowych
  • Obsługa i dokumentacja wszelkiego rodzaju procedur wewnętrznych w biurze

Automatyzacja procesów obiegu dokumentów oraz katalogowania

Standaryzacja obiegu dokumentów, procesów w organizacji

Usprawnienie i standaryzacja komunikacji wewnętrznej

Zarządzanie zasobami wewnętrznymi i zewnętrznymi organizacji np.

  • Kompletacja dokumentacji technicznych,
  • Ewidencja zainstalowanego sprzętu u klientów,
  • Ewidencja wszelkich zasobów własnych itp.

Obieg dokumentów i ich koordynacja w organizacji np.

  • Kompletacja dokumentacji projektowej
  • Kompletacja badań, przeglądów, certyfikacji itp.
  • Kompletacja dokumentacji handlowej (przetargowej, ofertowej itp.)
  • Wszelkiego rodzaju ewidencje

Zarządzanie i kontrola projektów i zadań wieloosobowych np.

  • Koordynacja wdrożeń nowych zadań/produktów/procedur
  • Koordynacja organizacji dużych wydarzeń i przedsięwzięć
  • Delegowanie zadań z systemem potwierdzania i kontrolą statusów realizacji

Takie wyzwania realizujemy na co dzień

Masz swoją wizję, potrzebujesz nowoczesnego rozwiązania? Chętnie się z nim zmierzymy. Nieustannie dążymy do zdobywania nowych doświadczeń i nowych umiejętności. Dlatego każde nowe zadanie inspiruje nas do kreatywności i napędza do szukania nowych pomysłów i rozwiązań.